Как написать сопроводительное письмо к резюме

Сопроводительное письмо наряду с резюме призвано убедить менеджеров по персоналу в том, что вы идеальный кандидат для должности и что вы подходите компании. Желательно чтобы в письме не было стандартных шаблонных фраз, так вы сможете выделиться среди других соискателей. В этой статье мы расскажем вам о том, как написать сопроводительное письмо.

Готовые шаблоны сопроводительных писем

Составление многих документов (в том числе и при приёме на работу) проходит гораздо легче, если вы не сидите перед чистым листом бумаги. Именно поэтому существуют готовые шаблоны. В какую бы компанию вы ни хотели бы устроиться на работу, будь то давно существующая традиционная консервативная компания или креативный модный стартап: с помощью шаблонов ваше сопроводительное письмо к резюме будет соответствовать необходимому корпоративному стилю. Заполнив готовую форму вам не придётся самому продумывать и реализовывать структуру документа.

Несколько правил написания сопроводительного письма

• В сопроводительном письме указывается, на какую должность вы претендуете, почему вы хотите работать в этой компании и почему вы для неё идеальный сотрудник.
• Сопроводительное письмо не просто подытоживает ваше резюме. В нём вы объединяете требования из объявления о вакансии с вашими навыками.
• Сопроводительное письмо обычно составляет одну страницу формата А4.
• Убедитесь, что вы используете либо один шрифт для всего документа, либо два разных – один для заголовков, другой для абзацев. Шрифт: Arial, Helvetica, Calibri, Verdana или аналогичный, размер шрифта: от 10 до 12 пунктов для абзацев и от 14 до 18 пунктов для заголовков.
• В зависимости от отрасли важно перечислить соответствующие ей навыки.

Важно: в сопроводительном письме не должно быть ошибок! Поэтому будьте очень внимательны и обязательно попросите кого-нибудь прочитать его перед отправкой.

Структура сопроводительного письма

В идеале сопроводительное письмо к резюме должно состоять из одной страницы формата А4, максимум двух. И в отличие от резюме, где у вас много творческой свободы, существуют стандарты оформления и структуры.

1. Отправитель – указываете в самом верху, то есть ваш адрес.
2. Адрес компании куда вы его отправляете пишете под отправителем.
3. Место и дата выровнены по правому краю ниже.
4. Заголовок с темой письма следует далее, выделенный жирным шрифтом.
5. Затем основной текст, начинается с обращения к контактному лицу. В первом абзаце вы должны сформулировать небольшое вступление, за которым следует основная часть письма. Здесь вы описываете, почему претендуете именно на эту должность в компании и почему вы подходящий кандидат.
6. Просьба о личной встрече или собеседовании. Этот абзац следует разместить между основным текстом и подписью.
7. Подпись указывается в самом низу сопроводительного письма.

Тема и приветствие в сопроводительном письме

В сопроводительном письме к резюме всегда есть заголовок с темой. Обычно он выделяется полужирным шрифтом. Раньше часто писали «сопроводительное письмо» первым словом в строке темы – теперь это считается устаревшим. В теме вы указываете точную должность, на которую претендуете, например: «отклик на вакансию менеджера по развитию персонала».

Приветствие следует за темой. Здесь вам стоит обращаться к контактному лицу. Они упоминаются во многих предложениях о работе, в основном это сотрудники отдела кадров. Если в предложении о работе нет имени, вы можете узнать точное контактное лицо на сайте компании или по телефону. В крайнем случае просто поприветствуйте «здравствуйте» или «добрый день».

Подсказка: местоимения «Вы», «Вам» и т. д., в сопроводительном письме к резюме всегда пишутся заглавными буквами!

Вступление к сопроводительному письму

В строке темы вы уже указали, на какую должность претендуете. Так что вам не нужно повторять это снова.

• Основная цель вступления – вызвать интерес.
• Вступление в сопроводительном письме не должно быть длиннее трёх – четырёх строк.

Не бойтесь чистого листа. Необязательно быть невероятно креативным. Но таких заурядных формулировок, как «я претендую на должность…» или «я был обрадован вашим объявлением о вакансии…», следует избегать. Это просто банально и показывает, что вы прилагаете мало усилий. Цитаты или высказывания любых поэтов, мыслителей и интеллектуалов также неуместны.

Это будет гораздо более индивидуально, если вы включите свою квалификацию, полученную в результате учёбы, опыта работы или стажировки в первом предложении. Вот несколько примеров.

«Что касается должности экономиста, у меня уже есть некоторый опыт работы с Google Analytics».

«Что необходимо для должности менеджера по продажам? Амбиции и коммуникативные навыки! Как руководитель кампании нашего научного журнала я смог доказать именно эти качества».

«Чёткое следование проекту, решение проблем и своевременное внесение необходимых изменений – вот качества, которыми я руководствуюсь как инженер-конструктор».

Или вы начинаете с короткого вопроса, который подходит для работы и отрасли. Например.

«Вы ищете кого-то, кто имеет опыт по продаже автомобилей?»

«Что делает контент качественным и как заинтересовать читателей? Я разобрался с этими вопросами во время стажировки в…».

Хороший способ сделать вступление – это сослаться на телефонный разговор, который у вас уже был с рекрутёрами, если вы звонили раньше.

Подсказка: если должность связана, например с юриспруденцией, то письмо должно быть несколько более формальным. С другой стороны, если желаемая вами должность имеет отношение к маркетингу, то это должно быть что-то более необычное. Но в любом случае первая фраза должна быть индивидуальной, чтобы ваше письмо сразу произвело положительный эффект.

Убедите с помощью навыков межличностного общения и мотивации

После вступления, основная часть сопроводительного письма должна подробно объяснить менеджеру по персоналу, почему вы идеально подходите для этой должности. Как следует из названия, здесь вы раскрываете свою мотивацию для подачи заявки. Важно внимательно изучить анонсируемую вакансию.

Профессиональные навыки

Ориентируясь на требования, указанные в вакансии, сначала напишите для себя список для каждого из них, о том, как именно вы сможете подкрепить их своим опытом и образованием. Пример.

• «Опыт работы с CRM-программами» – профессиональная студенческая активность.
• «Свободное владение английским языком» – трёхлетнее пребывание заграницей в Канаде.
• «Оформление и создание презентаций» – проект семинара в сотрудничестве с компанией.

Затем вы можете сформулировать ключевые навыки уже в самом сопроводительном письме, например так, по последнему пункту.

«Во время моего трёхлетнего пребывания заграницей в Канаде я не только смог приобрести опыт работы в другой культуре, но и усовершенствовал письменный и устный английский, посещая курсы повышения квалификации».

Личные непрофессиональные качества

Кроме того, в конце объявления о вакансии как правило указываются так называемые мягкие навыки (или личные непрофессиональные качества). Прежде чем вносить их в сопроводительное письмо вы так же вначале можете составить для себя список и доказать, что вы ими обладаете, перечислив факты о вашей деятельности, как то: длительное пребывание за границей (учёба, стажировка, работа и путешествия), почётные должности, награды, хобби, особые таланты и необычный опыт. Примеры.

• «Работа в команде» – организация школьных вечеринок или член спортивного клуба.
• «Навыки аналитического мышления» – университетский проект по созданию прототипа.
• «Напористость» – работа преподавателем для младших школьников.

Из этого, уже в самом сопроводительном письме вы сможете сформулировать несколько предложений, например так.

«Будучи школьным преподавателем, я организовал летнюю вечеринку для пятого класса в составе группы других преподавателей и нескольких школьников. В частности, при работе с младшими школьниками требуются такие качества как упорство и энергичность, чтобы всё проходило гладко и соблюдались ранее согласованные сроки».

Подсказка: перечисленные личные качества соискателем в сопроводительном письме, менеджерами по персоналу часто воспринимаются как нечто формальное и не всегда искреннее со стороны кандидата на должность. Однако, если вы свяжете мягкие навыки с определёнными вашими действиями и их результатами, то самопрезентация будет выглядеть аутентичной. Это пробуждает интерес рекрутёров и создаёт точки соприкосновения для собеседования.

Последний абзац в сопроводительном письме

В последнем абзаце письма приводится дополнительная информация, например: желаемая зарплата и (или) самая ранняя дата, когда вы могли бы приступить к работе, если это требуется в объявлении о вакансии. Заработная плата всегда указывается в сумме брутто, то есть полная зарплата с учётом налогов.

Кроме того, в последнем абзаце вы должны написать о желании прийти на  собеседование. Но избегайте сослагательных предложений, например:

«я был бы рад услышать от вас…».

Такие формулировки кажутся слишком робкими. Лучше написать примерно так.

«Я с нетерпением жду приглашения в Екатеринбург на собеседование. Хочу, чтобы вы убедились в моих способностях и мотивации для работы в качестве экономиста при личной встрече».

«Если у вас есть какие-либо вопросы, вы можете связаться со мной по телефону или электронной почте».

Обязательно пишете – «С уважением». Ниже указывается ваше полное имя и подпись.

Подсказка: после фразы «С уважением» ставьте не запятую, а разрыв строки.

Подпись: так заканчивается ваше сопроводительное письмо

Подпись не обязательно необходима для сопроводительного письма, но с ней оно будет выглядеть более полным и профессиональным.

Избегайте подписания фломастерами, карандашами, тонкими карандашами и т. п. Используйте вместо них только шариковую ручку или перьевую ручку.

Подсказка: подписи выполняются только синими или чёрными чернилами.

10 самых распространённых ошибок в сопроводительном письме

Теперь узнав о содержании и структуре сопроводительного письма к резюме, думаете, что не ошибётесь? Необходимо быть очень внимательными при его написании, а особенно во время финальной вычитки. Лучше несколько раз всё перепроверить, прежде чем отправить менеджеру по персоналу. Вот самые распространённые ошибки в сопроводительном письме. Мы перечислили их в порядке того, насколько плохо они воспринимаются менеджерами по персоналу (от самых значимых до наименее). Неудивительно: специалистов по найму персонала больше всего раздражает, когда ошибка выскакивает в самом начале.

1. Ошибка в адресе, контактном лице или в названии компании.
2. Неприемлемые выражения / жаргон.
3. Орфографическая ошибка.
4. Не персонализированные шаблоны.
5. Неподходящее фото.
6. Если пишете романы вместо того, чтобы перейти к делу.
7. Забыли вложения (например портфолио).
8. Пробелы в работе, которые не можете объяснить.
9. Небрежное форматирование (шрифт, лишние отступы, пробелы и т. п.).
10. Отсутствует подпись или дата.

Заключение

Постарайтесь как можно точнее адаптировать содержание сопроводительного письма или резюме к требованиям должности. Убедите менеджера по персоналу своей компетентностью, профессионализмом и мотивацией. Тогда действительно у вас будут хорошие шансы получить желаемую должность. Удачи!

Как часто при устройстве на работу вы составляете сопроводительное письмо? Чтобы вы могли посоветовать нашим читателям? Ждём вашего комментария!